Rappels et messages
Le rappel part sans que personne y pense.
Vous posez jusqu’à cinq jalons : la veille, une semaine avant, un mois avant. Le courriel part à la date choisie, avec votre texte. Une annulation éteint ceux qui restent.
Vos jalons se posent une fois, pour tous vos rendez-vous.
Vous choisissez vos échéances vous-même, en jours entiers. Dès qu’un rendez-vous est confirmé, chacune devient un envoi daté, et le reste se déroule seul.
- Cinq rappels au maximum, de 1 à 30 jours avant, en jours entiers
- Le rappel de la veille est posé au départ, vous ajoutez les autres
- Tout est planifié à la confirmation du rendez-vous
- Un jalon déjà passé n’est pas planifié : réserver pour demain ne déclenche rien à J-30
- Deux rappels de plus partent d’office, 24 heures avant et 2 heures avant
En bref
Un mécanisme, pas une promesse.
Rappels par courriel · Envoi depuis votre Gmail, sinon depuis HubBook · Historique conservé, mail par mail
La chronologie
Ce qui se passe entre la réservation et le rendez-vous.
Cinq moments, dans l’ordre. Vous n’intervenez à aucun d’eux : vos jalons sont posés une fois, le reste suit la date.
Le rendez-vous passe en confirmé, et chaque jalon reçoit sa date d’envoi. Ceux qui sont déjà passés ne sont pas planifiés.
Chaque rappel part à sa date, par courriel, avec votre modèle. Le nombre de jours restants s’écrit tout seul dans le message.
Deux rappels de plus sont posés sur chaque rendez-vous confirmé, sans que vous ayez rien à régler.
Ce qui n’était pas encore parti ne partira pas.
Trois tentatives, cinq minutes d’écart. Passé cela, l’échec est écrit dans l’historique, avec son message.
Cinq modèles de message, réécrits à vos mots.
Confirmation de rendez-vous, confirmation de paiement, annulation, suppression, rappel. Les cinq fonctionnent dès l’ouverture du compte, et se réécrivent quand vous voulez.
- Le sujet et le corps se réécrivent, en texte ou en HTML
- Treize variables, dont le nombre de jours restants avant le rendez-vous
- Chaque modèle porte un interrupteur : coupé, l’envoi s’arrête avant d’être écrit
- Un aperçu avec des données d’exemple, puis un envoi de test sur votre dernier rendez-vous confirmé
- Un bouton remet le modèle d’origine
Une annulation
Un rendez-vous annulé ne rappelle plus rien.
La garde joue deux fois : au moment de l’annulation, puis une seconde fois juste avant l’envoi.
Tous ceux qui étaient planifiés, et même celui qui était en cours de traitement, passent en annulé.
Juste avant d’écrire le mail, le service recharge le rendez-vous. Annulé ou supprimé, l’envoi est refusé.
Il apprend que le rendez-vous est annulé. Aucun rappel de ce rendez-vous ne lui parviendra ensuite.
Vous pouvez prouver, mail par mail, qu’un rappel est parti.
L’écran « Mail au client » garde la trace de chaque envoi. Quand un client affirme n’avoir rien reçu, vous ouvrez la ligne et vous lisez ce qui est parti, à quelle heure, par quel canal.
- Le type, le destinataire, le sujet, l’heure, le canal et le statut de chaque envoi
- Le corps du message se déplie sous la ligne
- Un envoi en échec apparaît en rouge, avec son message d’erreur
- Le service d’envoi repasse toutes les 60 secondes et reprend ce qui a été manqué
- Un redémarrage du serveur ne fait pas disparaître un rappel en attente
Questions
Ce qui part, et ce qui ne part pas encore.
Des rappels par SMS ?
Non. Aujourd’hui, tous les rappels partent par courriel. L’envoi par SMS est écrit mais n’est branché sur rien : nous ne le vendons pas tant qu’il n’envoie pas.
Combien de rappels puis-je poser ?
Cinq, de 1 à 30 jours avant le rendez-vous, en jours entiers. Celui de la veille est posé au départ.
D’où partent les mails ?
De votre compte Google, une fois relié à HubBook : vos clients répondent à votre adresse. Sans ce lien, le mail part d’une adresse HubBook, et l’écran « Mail au client » écrit le canal sur chaque ligne.
Puis-je changer le texte ?
Les cinq modèles : le sujet, le corps, en texte ou en HTML, avec treize variables. Un bouton remet le modèle d’origine.
Un rappel peut-il se perdre ?
Un envoi qui échoue est repris à cinq minutes d’écart, trois tentatives en tout. S’il échoue encore, la ligne apparaît en rouge dans l’historique, avec le message d’erreur.
Mon client peut-il annuler depuis le mail ?
Pas encore. Aujourd’hui l’annulation se fait depuis votre agenda, et le client est prévenu par courriel. C’est ce qui vient.
À votre tour
Vos rappels sont déjà écrits.
Les cinq modèles sont déjà remplis. Vous n’avez qu’à les relire.