Outlook et Apple Calendar
Aujourd’hui, seul Google est branché, et c’est le seul que nous annonçons.
L’agenda et les créneaux
Un créneau proposé est un créneau réellement libre.
Vos horaires, le planning de chaque membre, la durée de la prestation, ce qui est déjà pris et ce qui dort dans votre Google Agenda. HubBook croise les cinq et n’affiche que ce qui reste.
- Vos horaires d’ouverture bornent le planning de chaque membre
- Le temps de battement d’une prestation est réservé, pas espéré
- Vos événements Google ferment vos créneaux, sans double saisie
- Le créneau est revérifié à la confirmation, jamais après coup
Coloration · 2 h 15
Avec Camille · mardi 8 septembre
Lun
7
Mar
8
Mer
9
Jeu
10
Ven
11
09:0009:1509:3015:1515:3015:45
15 min
entre deux départs
24 h
de préavis
90 j
d’avance
Entre 11:45 et 15:15, l’agenda est déjà prisChoisir 09:00
Ce que vous réglez
Quatre valeurs gouvernent toute votre semaine.
15 min
entre deux débuts de créneau proposés
24 h
de préavis à l’ouverture du compte, réglable de 0 h à 7 jours
90 jours
d’avance au départ, réglable de 7 à 365
0 à 120 min
de battement, réglé prestation par prestation
Valeurs de départ, toutes modifiables · Heures calculées et affichées dans le fuseau de l’établissement, Europe/Paris par défaut
Le moteur
Six conditions, dans l’ordre où la machine les applique.
01
L’horizon. La date demandée est-elle dans la fenêtre de réservation ? Au-delà de 90 jours, la journée n’est même pas calculée : le calendrier ne s’ouvre plus.
02
Le planning du membre. Ce membre travaille-t-il ce jour-là, et sur quelles plages ? Jour fermé de son côté, journée vide, plusieurs plages par jour restent possibles.
03
Vos horaires. Les deux plages sont croisées. Établissement fermé, ou aucun recoupement : zéro créneau, même si le membre est disponible.
04
La durée de la prestation. La plage est découpée toutes les 15 minutes, et un créneau n’est gardé que s’il se termine au plus tard à la fermeture : sur une fermeture à 18 h, le dernier départ proposé pour 30 minutes est 17 h 30.
05
Ce qui est déjà pris. Les rendez-vous en attente et confirmés du membre sont retirés, avec le temps de battement de leur prestation. Tout créneau qui les chevauche part avec eux.
06
Votre agenda Google, puis le préavis. Les événements importés bloquent à leur tour, et tout ce qui commence avant la fin du préavis est écarté. Ce qui survit aux six est proposé à votre client.
Services composés
Pendant la pose, quelqu’un d’autre peut réserver.
Une prestation se découpe en phases qui alternent le travail et l’attente. Seules les phases actives occupent le collaborateur : le moteur repère les trous laissés entre deux plages occupées et y propose un créneau, sans jamais sortir de l’ouverture du jour.
- De deux à cinq phases, de 5 à 480 minutes chacune
- La durée totale se recalcule seule
- Le créneau injecté dans une pause reste borné par vos horaires
Coloration
3 phases · 2 h 15 au total
La prestation
Pose30 minTemps de pause60 minRinçage et coupe45 min
Ce que l’agenda bloque
Libre
2 h 15
durée totale
1 h 15
d’occupation réelle
60 min
rendues à l’agenda
La pause n’occupe pas CamilleEnregistrer
L’équipe
Chacun son planning, et l’outil vous dit quand personne ne tient la boutique.
Chaque membre a ses propres horaires, et l’éditeur refuse de les inscrire en dehors des heures d’ouverture : pas de créneau fantôme à chercher ensuite. Pour chaque jour ouvert, l’écran des horaires vérifie qu’un membre actif travaille et que son planning recoupe la plage.
- Un planning à sept jours, plusieurs plages par jour, par membre
- Un membre désactivé garde ses données et sort des créneaux
- Une couleur par collaborateur dans l’agenda, parmi huit
- Le filtre d’un clic quand vous ne voulez voir qu’une personne
CouverturePersonne dans l’équipe ne travaille le jeudi. Aucun créneau ne sera réservable ce jour-là.
Salon Lola
3 collaborateurs · ouvert du lundi au vendredi
Lun
7
Mar
8
Mer
9
Jeu
10
Ven
11
09:00–18:00
ouverture du jeudi
0
créneau ce jour
3
membres actifs
Ouvrir ne suffit pas : il faut que quelqu’un soit làGérer l’équipe
Google Calendar
Dans les deux sens, quand vous le demandez.
Ce qui entre
Vos événements personnels ferment vos créneaux
Le rendez-vous noté dans votre Google Agenda ferme l’heure côté page de réservation. L’événement supprimé ou annulé chez Google rouvre le créneau au passage suivant, et une synchronisation répétée ne crée jamais de doublon.
Ce qui sort
Le rendez-vous pris chez vous part dans Google
À la confirmation, l’événement est créé dans votre calendrier Google, titre, description, couleur, et le lien visio si Google Meet est activé.
Un rendez-vous déplacé ensuite dans HubBook n’est pas encore mis à jour dans Google.
L’attribution
Un événement importé bloque tout le monde, jusqu’à ce que vous le rangiez
Par défaut, un événement Google sans propriétaire connu bloque toute l’équipe. Une file d’attente rassemble ces événements et vous les attribuez, un par un ou en lot ; le reste de l’équipe se rouvre aussitôt, et votre choix n’est jamais écrasé par une resynchronisation.
Ce que ce n’est pas
Une synchronisation que vous déclenchez
Elle part d’un bouton, « Sync maintenant » dans l’agenda, « Sync tout l’agenda » dans les paramètres, et lit d’une heure en arrière à quatre-vingt-dix jours en avant.
Connexion en OAuth · Accès chiffrés avant stockage, renouvelés d’eux-mêmes · Déconnexion à tout moment
Ce qui vient
Ce que l’agenda ne fait pas encore.
Les congés et les fermetures exceptionnelles
Le moteur sait déjà lire une journée fermée ou des horaires de remplacement ; l’écran qui les pose reste à écrire.
La synchronisation déclenchée par Google
Rien ne la déclenche depuis Google : c’est votre bouton, ou une réservation prise sur votre page.
L’annulation en ligne par le client
Il annule aujourd’hui en vous appelant ; l’écran de confirmation le lui dit.
À votre tour
Votre premier créneau se calcule ce soir.
Gratuit pour commencer, sans commission sur vos rendez-vous.
Vos hubs
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